如何籌備一場
會議?
(一)會議總體方案制訂
會議方案一般由以下內容組成:會議名稱、背景(導人)、宗旨(指導思想)、議題(主題與專題)、議程(時間、地點、流程),組織機構(舉辦單位、大體分工),與會人員(規模、代表構成),經費預算(支出項目、來源)、宣傳安排(會前、會中、會后),會場布置、會議成果運用、會務進度安排、其他事項說明(主講嘉賓簡介、特邀領導介紹、會議場地要求等)。
(二)會務機構設置與人員配備
會議一般設會務領導小組,領導小組成員由會議舉辦單位領導掛名,便于進行動員、組織、協調和監督。下設若干會務工作小組,各工作小組的設置及分工根據會議的規模大小、規格高低、時間長短及內容安排來確定。通常500人以上的會議,可設秘書、聯絡、宣傳、保衛、內務、外勤、后勤服務等工作小組,每小組配備工作人員4~7名(工作人員的總數,一般可比照會議參會代表人數,并兼顧工作效率,按4%~7%的比例配置);200~500人的會議,可設秘書(材料、宣傳),內務(報到、后勤服務),外勤(聯絡、接待、保衛)等工作小組,每小組配備工作人員3~9名(工作人員可按參會代表總數5%~8%的比例配置,代表人數遞增,工作人員的配備比例遞減);50~200人的會議,可設秘書、會務兩個工作小組,每小組配備工作人員2~8名(工作人員總數可按參會代表人數6%~9%的比例配置,代表人數遞減,工作人員的配備比例遞增)。各工作小組的工作量相對飽和,組與組之間分工明晰、權責匹配、信息對稱、運轉同步、相互補位、無縫銜接。