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     首先非常重要的一點是，要在參會者報道之前做好詳細的統計。會議公司在舉辦會議之前，要把會議舉辦的日期事先確定好，并且對于會議的內容主題、會議舉辦的地點也要事行進行確定，然后向相關人員發出邀請，對于能夠參加會議的人，事先做好回執統計工作，以便可以清楚能夠參加會議的大致人數，然后根據參加會議的人數，事先訂好會議舉辦所需要的空間，并且為參會者訂好酒店，安排好參會者的食宿問題，如果參會者所參加的會議和所住的酒店不是一個地點，那么還要做好接送的問題。
 
    其次的話呢，在做好參會者報道時的一些準備工作。參會者進行報道的時候，一般需要會議公司為參會的人員打好報道表，以便對參會人員的情況更好地進行掌握。還要將參會者的房間布置好，與酒店進行事先的協調，然后把一些細節的東西和酒店交待清楚，比如在哪里開會，住哪個房間，在哪里就餐等等，以便使參會者可以很容易找到相關的信息，便于參會者可以更好地參加會議，不必為參加會議而耗費大量的精力。
 
     其實說到底，會議公司在舉辦會議的時候，要想使每一個參加會議的人，都能夠開開心心的來，高高興興地離開，那么就需要把各項準備工作都做好，使得參加會議的人能夠因為貼心的服務而感覺比較開心，參會者對會議的整個過程進行肯定，也就是會議舉辦成功的標志，它也使得會議的舉辦能夠達到理想的效果。