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    良好的會議策劃實際上已經取得了一定的成功，其中包括場地預訂，酒店預訂，場地布置和會議所需的設備安裝和監管，廣告禮品設計和制作，禮儀接待，參與者的接送和餐飲，主要會議等。
 
會場預約
 
    武漢會議公司將根據客戶的需求為客戶做具體分析，做出最完美的規劃;會議公司會根據會議的級別為客戶選擇場地;會議公司將根據周圍環境的會議要求為客戶確定具體的場地。會議公司將根據會議的具體情況決定是否將會議分成幾個分組場所，選擇會場的位置，并提前預約。會議公司會負責會場的布局，以及設備的安裝調試。會議公司將根據客戶的需要，提前為客戶調試好設備，并進行演練，確保會議的順利進行。
 
宣傳資料的準備
 
    會議公司將為會議提供宣傳冊和其他印刷設計和制作一站式服務;會議公司將根據會議的具體需求設計印刷品的樣式，內容和選擇;會議公司將為印刷品指定和打印特殊印刷品。會議公司也會根據需要提前將打印材料發送到場地或指定地點。
 
參會者的接送
 
    這是關鍵的一環，關乎參會者的心理狀態。會議公司將根據參加會議者的具體情況以及人數多少安排相應的車輛;準備好專車將會提前在指定位置等待參會人員，把參會人員迅速、安全地送到會場或下榻酒店。
 
參會者的餐飲
 
    有的會議涉及餐飲一環節。加彩會議公司將根據參與者的喜好預訂各種餐點：西餐，中餐，自助餐，宴會等。加彩會議公司將根據參與者的具體情況以及酒店的場地和位置推薦不同的就餐點。
 
參會者業余時間
 
    會議公司將根據參與者的喜好設計不同的風格;會議公司為客戶設計特殊的路線;會議公司介紹附近的娛樂設施供參會者選擇。
 
    舉行會議是一個環節縝密設計的過程，不能出差錯和馬虎，下面是大型會議方案的注意要點。
 
1、務必周密，程序規范
 
    會議計劃應密切關注會議的總體工作目標和任務，明確會議議程之間的邏輯關系，并按照有關規定和程序安排會議議程，以便會議能夠平穩連接。計劃一般應包括會議名稱，時間和地點，與會者，會議議程，工作組設置，人事工作的組織，宣傳和報告工作，物流服務工作和安全工作部門。
 
2、溝通緊密，加強合作
 
    一方面，要加強會議組織人員和上層的溝通和協商工作。在組織籌備會議的過程中，有必要加強與單位領導和上級領導的溝通和協商工作。另一方面，有必要加強橫向溝通工作。大型會議的順利開展是各個人員的緊密合作。因此，在會議籌備期間，有必要加強橫向溝通。并且要合理調整工作進度，加強合作，共同推進全面籌備工作。