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會議公司在選擇場地時的六要素發布時間:2023-09-18 點擊:2

武漢會議公司在選擇場地時的六要素:

 一、會議場地的地理位置

 
    這里的地理位置不僅僅對周邊的環境設施提出了要求更對周邊的交通狀況提出了明確性的要求。
 
    一定范圍內的會議,如公司內部的會議,我們應盡量把會場定在公司周圍;較大規模,但純由市內人員參與的大型會議,我們應把會場安排在公共交通較為發達的地區;全國性,國際性的會議我們甚至要對舉辦會議城市進行篩選論證,地理位置的選擇上要盡量靠近大型交通港。
 
二、下榻酒店與會場之間的距離
 
    首先,我們要清楚的認識到場地方的會場能裝下你這么多人,卻并不代表別人的標間就一定夠用,而且一般的大型會議,對會場的規格與檔次要求普遍較高,在預算吃緊的情況下再選擇“這么昂貴的”客房,顯然是不實際的,這就要求我們得在周邊看看況。
 
    在附近選擇下榻酒店時,我們一定要注意兩者之間的距離耗時。一般最好選擇在步行便可抵達的范圍內,稍遠的就要注意下榻酒店周邊有無公共交通網絡,或者是否考慮安排車輛統一接送。
 
三、會議期間的氣候
 
    季節是會議地點選擇中的一個重要參考因素,在籌劃召開大型會議時,如本地正處嚴寒或者酷暑季節,我們要么向南向北一點點,要么換個季節。當然,我們也大可以利用特殊的地理位置如溫泉,如山中的度假山莊,也可以在一定程度上緩解會議的焦躁情緒。
 
四、會場的服務內容與水平
 
    會議場地的選擇中還必須考慮會議地點的服務內容與服務水平。一個擁有良好的功底的場地方往往會在一定程度上提高人們對整場會議的認知與認可程度。對會議組織方而言這是有利而無害的。
 
五、城市的影響力
 
    這一點是特別針對全國性,國際性的會議而言的。一個“新生”會議是否夠份量,除卻看它的參訪嘉賓陣容、主辦方外,城市。地點同樣不容忽視。
 
    對于國內會議,優先選擇一線城市;對于國際性會議則優先選擇國際知名的城市如:上海、北京、廣州等。當然,這個國際知名,對于每個國家而言可能是不一樣的,應根據視具體情況而定。
 
六、會議后是否涉及到旅游、考察?
 
    會議后的旅游環節也應該納入到會議場地選擇因素中來。一般針對大型會議或者地區之間的會議,參會嘉賓多是外地來客這一情況。如果考慮這一因素,我們就應該將會場選擇在著名風景區附近,當然,我們也可以選擇位于火車站、飛機場附近的會場。

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