在公司運(yùn)營發(fā)展的過程中,由于品牌營銷發(fā)展的需要,經(jīng)常會(huì)舉辦一些新產(chǎn)品宣傳推廣會(huì)、大型培訓(xùn)溝通會(huì)議、上市公司年會(huì)、招股說明會(huì)、行業(yè)峰會(huì)、答謝宴會(huì)、項(xiàng)目說明會(huì)、項(xiàng)目發(fā)布會(huì)、企業(yè)慶典等商務(wù)會(huì)議活動(dòng),因?yàn)榛顒?dòng)的策劃執(zhí)行流程比較復(fù)雜,一般場大型的會(huì)議活動(dòng)都會(huì)請專業(yè)的活動(dòng)策劃執(zhí)行公司,作為一家專業(yè)的武漢活動(dòng)策劃執(zhí)行公司,今天就帶大家來了解下商務(wù)會(huì)議活動(dòng)的9個(gè)流程。
一、溝通商務(wù)會(huì)議活動(dòng)需求
首先要與活動(dòng)舉辦方溝通好活動(dòng)需求,包括商務(wù)會(huì)議活動(dòng)的類型、主題、參與活動(dòng)人數(shù)、商務(wù)會(huì)議活動(dòng)的舉辦時(shí)間,明確活動(dòng)需求才能進(jìn)行相關(guān)策劃。
二、商務(wù)會(huì)議活動(dòng)策劃
根據(jù)商務(wù)會(huì)議活動(dòng)的需求,策劃會(huì)議的基本方案:場地選擇、日程安排、會(huì)議的項(xiàng)目、餐飲住宿安排等等,需要考慮到每個(gè)細(xì)節(jié)。
三、商務(wù)會(huì)議活動(dòng)方案提供
與客戶溝通基本策劃思路,并做出方案,方案提交活動(dòng)舉辦方進(jìn)行記錄和審批。
四、場地考察
方案確定以后,為了讓活動(dòng)舉辦方對活動(dòng)效果有一個(gè)直觀的了解,可以對活動(dòng)現(xiàn)場進(jìn)行考察,進(jìn)一步對需要多方溝通協(xié)調(diào)的地方進(jìn)行全面掌控。
五、簽訂合同
與活動(dòng)舉辦方溝通確定方案以后,雙方簽訂合同,活動(dòng)執(zhí)行的所有細(xì)節(jié)內(nèi)容均需要寫進(jìn)合同,權(quán)利、責(zé)任、義務(wù)劃分清楚,很多相關(guān)問題都能得到解決。
六、預(yù)付款
簽訂合同后,活動(dòng)舉辦方需要預(yù)付一定數(shù)額的款項(xiàng),這樣整個(gè)會(huì)議過程就會(huì)順利進(jìn)行,因?yàn)榫频觐A(yù)訂需要預(yù)付款,其他物料預(yù)訂也需要預(yù)付款,預(yù)付款是雙方進(jìn)行合作的一個(gè)保證。
七、預(yù)訂
活動(dòng)場地、車次等都需要提前預(yù)訂,預(yù)訂好相關(guān)事宜,是活動(dòng)執(zhí)行的第一步。
八、商務(wù)接待
接待是商務(wù)會(huì)議活動(dòng)的核心部分,包括商務(wù)會(huì)議活動(dòng)的參與人員的接機(jī)、會(huì)議流程安排、會(huì)議室安排、會(huì)議活動(dòng)的組織協(xié)調(diào),需要嚴(yán)格按照雙方簽訂的合同的運(yùn)作,另外,需要準(zhǔn)備一些突發(fā)事件的預(yù)案和隨時(shí)準(zhǔn)備根據(jù)活動(dòng)執(zhí)行情況調(diào)整項(xiàng)目的增減。
九、商務(wù)會(huì)議匯總和結(jié)算
在商務(wù)會(huì)議活動(dòng)結(jié)束之后,核對各類文件,按合同進(jìn)行財(cái)務(wù)結(jié)算。
案例介紹 慶典儀式展覽活動(dòng)企業(yè)年會(huì)巡展活動(dòng)新聞發(fā)布會(huì)
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