武漢會議服務公司也可以稱之為"服務會議的公司",它居于會議策劃公司之下,是各種會議的協辦人,無論其上游機構是會議策劃公司,還是社會團體或者企業等其他機構,會議服務公司的基礎工作就是就會議本身的全面統籌和配合,通過自己的專業知識和豐富的操作經驗,為會議策劃公司和直接客戶,在策略方向、方案策劃、供應商整合、議程推動、會務管理和具體實施等等方面,提供強有力的支持,使得會議終取得圓滿的成功.但是很多人對會務以及會務服務不是很了解
會務,指有關會議議程安排的事務,關于某些團體組織或會議的事務. 會務,從字面上來解釋就是對會議進行服務,本身其實是一個短語,現在會務已經逐漸成為了一個詞語,很多人現在說的會務,其實就是指會議.
二、會務服務是什么
會務服務指為各類大、中型會議,展覽或團隊活動提供全程策劃執行的一個綜合性服務項目.一般包括:會務旅游,會務設備租賃,會場搭建布置,演出服務,會務禮品,出國考察,拓展活動,公共關系,會務策劃,禮儀服務等眾多服務項目.
三、會務工作流程
(一)、 了解會議要求
1、接受會議安排:
(1)操 作 規 則:接受會議安排,問清楚尚不完整或模糊不清的問題.
(2)質量標準或要求:保管會議通知,確認有關問題.
2、研究會議方案:
(1)操 作 規 則:把握客 戶要求,理清接待思路.
(2)質量標準或要求:熟知舉辦會議單位與會人數、會議主題、時間、會標、臺型要求、所需物品與設備及特殊要求.
(二)、布置會場
1、準備設備與物品
(1)操 作 規 則:①根據會議通知單要求,準備好所需設備(燈光、音響、話筒、空調等).②準備服務用品(臺布、燈光、桌裙、鉛筆、信紙、茶杯、會標、旗幟、音帶、指示牌、鮮花等).
(2)質量標準或要求:設備完好、有效,用品齊備、清潔、完美、莊重.
2、確定臺型并擺臺
(1)操 作 規 則:根據會議性質和主辦單位要求,確定主席臺位置,合理設置臺型.
(2)質量標準或要求:①臺型符合要求,能烘托會議主題.②桌子擺放整齊、無搖晃.③桌位等于或略多于會議人數.
3、擺椅子
(1)操 作 規 則:雙手輕提椅背,用右膝蓋輕頂椅背,依次將椅子放在桌后,椅子前沿與桌面邊緣相切.
(2)質量標準或要求:①搬輕放,椅子干凈,排放整齊美觀.②課桌式橫看、豎看、斜看成一條直線.③準備若干把椅子備用.
4、擺信箋、鉛筆
(1)操 作 規 則:①將信箋輕放于每個座位的桌面上,紙與紙間距均勻,紙下邊距桌邊兩指.②筆削好斜放于信箋上.
(2)質量標準或要求:①信箋中心線在一條直線上.②筆尖朝前呈45度擺放在信箋上.③筆尾靠信箋下端,標志朝上.
5、擺茶杯
(1)操 作 規 則:①左手端托,右手將配有墊碟的茶杯均勻放在桌面上杯柄朝右,杯內茶葉統一放置、適量.②無墊碟改放杯墊,或根據主辦單位要求放礦泉水.
(2)質量標準或要求:①擺放整齊、統一,茶碟右邊緣與椅子右邊緣在一條直線上.②課桌式,茶杯擺放橫看、豎看、側看都呈一條直線.③回字式,茶杯擺放側看平行、整齊、美觀.④杯碟上邊緣與桌邊距3—3.5cm.杯柄與桌面約成45度角.
6、擺香巾籃
(1)操 作 規 則:左手端托,右手將香巾籃放于茶碟右側.
(2)質量標準或要求:香巾籃完好、潔凈,左邊緣距茶碟2-2.5cm,上邊緣距桌邊3cm.
7、擺煙缸
(1)操 作 規 則:①左手端托,右手將煙缸放于兩茶碟中間.②無煙會場不放煙缸,但要準備吸煙區.
(2)質量標準或要求:煙缸距桌邊1.5-2cm.
8、調試音響、話筒、投影設備
(1)操 作 規 則:將話筒分別擺放于主席位、副主席位和發言席(特殊情況按主辦方要求擺放),調試音響至狀態,并試放所要求的音帶.
(2)質量標準或要求:音質好,無噪音,音量適中,所有座位均能聽清.
9、擺指示水牌
(1)操 作 規 則:擺放于大堂及會場門口顯眼位置,便于指引客人進入會場.
(2)質量標準或要求:指示牌莊重大方,文字表述清楚.
10、擺席位桌簽卡
(1)操 作 規 則:請主辦方單位指導,擺放席位卡.
(2)質量標準或要求:①席位卡莊重大方,擺放整齊.②請主辦單位反復核對,確保無誤.
11、擺講臺
(1)操 作 規 則:按主辦要求擺放于確當位置.
(2)質量標準或要求:講臺干凈、莊重、無搖晃.
12、掛會標
(1)操 作 規 則:按主辦方要求制會標,掛于合適位置.
(2)質量標準或要求:文字正確無誤,字跡美觀大方.
13、擺放盆花及綠色植物
(1)操 作 規 則:①盆花擺放于主席臺上,一般擺放兩盆于主席位和副主席位.②綠色植物放于主席臺后,主席臺前邊緣擺矮小的綠色植物及盆花,會場四周擺放綠色植物.
(2)質量標準或要求:①盆花及綠色植物新鮮、美觀、無枯葉.②高矮能適合會場環境布置要求.
14、插旗幟
(1)操 作 規 則:國旗或黨旗或紅旗,擺放在主席臺后兩側.
(2)質量標準或要求:旗幟顏色鮮艷、干凈、無皺褶.
15、擺放果盤
(1)操 作 規 則:根據主辦單位要求擺果盤,盤中放水果、干果等.
(2)質量標準或要求:裝盤美觀.水果清潔無水跡、無壞爛、干果無異味變質.
(三)、 會前準備開水和室溫、燈光調控
1、打開水
(1)操 作 規 則:會議前一小時準備好暖瓶,到開水房打開水.
(2)質量標準或要求:開水準備充分,溫度在80度以上,暖瓶要干凈無破損,保溫性能良好,不漏水.
2、開空調
(1)操 作 規 則:會議前一小時打開空調(先打開電源開關,再打開空調開關).
(2)質量標準或要求: 室內溫度調控,冬天保持19~22度,夏天24~27度.
3、開 燈
(1)操 作 規 則:與會人員到場后視需要打開燈光.
(2)質量標準或要求: 燈泡完好,光線充足,并根據要求適當調控燈光.
4、站 位
(1)操 作 規 則:服務員提前半小時站于指定位置迎客.
(2)質量標準或要求:站姿正確,面帶微笑.
(四)、 會中服務
1、引領入座
(1)操 作 規 則:引領領導入上座,雙手輕提起椅子請領導入座,然后用膝蓋輕頂椅背至領導腿部,請其坐下.
(2)質量標準或要求:椅子輕拿輕放,使用禮貌用語.
2、上香巾
(1)操 作 規 則:①左手端托,右手拿香巾夾,站在領導右后側為領導遞香巾.②不能擋住領導的視線.
(2)質量標準或要求:香巾干凈無異味,冬天在35度左右,夏天上冰毛巾.
3、斟茶
(1)操 作 規 則:左腳在前,右腳在后,右手提暖瓶,左手小指與無名指夾住蓋杯,拇指與食指拿杯柄,在客人右后側為客人斟倒茶水,然后輕輕放回杯碟中,并示意客人用茶.
(2)質量標準或要求:服務員進入會議室服務時,應抬頭挺胸、大方得體;動作敏捷,輕拿輕放,茶水倒至8分滿;
4、煙灰缸
(1)操 作 規 則:煙灰缸內煙頭超過5個或每20分鐘進行更換,放置時小指墊于缸底,以防發出聲響
(2)質量標準或要求:服務員進入會議室服務時,應抬頭挺胸、大方得體;動作敏捷,輕拿輕放,先取走已滿煙灰缸,在遞送新的
5、會中特殊情況處理
(1)操 作 規 則:①客人使用話筒時,視情況調節音量大小.②主席臺領導半小時不喝茶,應重新更換一杯.③每20-30分鐘為臺下客人巡回補充茶水一次.如主要客人開始講話則停止一些茶水活動
(2)質量標準或要求:保持會場安靜,做到"三輕""四勤",不打擾客人.
6、會中休息服 務
(1)操 作 規 則:快速進行會場小整理,補充、更換物品.
(2)質量標準或要求:動作敏捷,輕拿輕放,保持安靜.
7、送客
(1)操 作 規 則:會議結束前10分鐘,服務員應站在門口,微笑著向客人道別.
(2)質量標準或要求:站姿正確,面帶微笑.
(五)、 會后服務
1、檢查會場
(1)操 作 規 則:①檢查有無客人遺留物品及文件,如有,及時送交主辦方.②檢查有無損壞的設施設備及用具,如有,將數目及損壞情況與會務組人員核實后送收銀處.
(2)質量標準或要求:仔細、認真、做好記錄;數目準確、不弄虛作假
2、整理用品及清潔衛生
(1)操 作 規 則:①整理會場.②將茶葉倒入垃圾捅,點清茶杯數目,清洗保存.③會場剩余物品點清數目匯報主管,并做好衛生清理工作.
(2)質量標準或要求:清點仔細、及時回收,物品輕拿輕放,歸類擺放.
3、檢查設施設備
(1)操 作 規 則:①對燈光、音響、桌椅、門窗、地面、空調、消防栓、滅火器等進行檢查,發現問題及時上報維修.②關閉燈、空調及門鎖.
(2)質量標準或要求:仔細、認真,消除一切安全隱患.
(六)、 專項指導書
1、引領客人時
引領客人時,應立正站立,手臂平伸,五指并攏,手心朝上,指向前進方向,"這邊請."如需帶路則在前方保持距客人約3米的距離帶路.到達樓梯時,應停步,手平伸,指向樓梯方向:"請."每到一轉彎處,都需做出同樣手勢.
2、入座
當來賓走近位置時,引領員應迅速到達位置,雙手握住椅背兩側,一側腿屈膝頂住椅背下端,將座椅離地輕輕拉出,幅度適中,然后,撤身立于本列后側,一側手指向位置,面帶微笑,并道"您請入座".整個過程要求,動作輕捷而迅速,做到安全、輕、緩、穩,切忌座椅拖地出聲和讓來賓等候.
3、送客時
會議期間,主動為出入來賓開門,動作要輕,避免弄出聲響,影響會場秩序.會議結束前10分鐘,要迅速到達出入通道,為來賓開門,并立于門口兩側,示意客人先走:"您請."若客人不識行進路線,應在前方帶路.到達電梯口時,應先行一步,按下電梯,并用手把住電梯門:"您請."隨后走出電梯,面帶微笑,與客人道別"再見".如需要,也可隨后進入電梯.電梯到站后,應先行出門,并用手把住電梯門,讓客人下梯后,手臂平伸,指示前進方向,微笑道別.
4、持暖瓶的規范姿勢
按照站姿站立,一般都以左手來服務,因此,左手的力度應比右手大.左手握住暖瓶的手柄,右手輕輕放在暖瓶的右側,離底部約3指的距離,右手應5指并攏,并有"請"的含意,右手不能用力,只是起到優美的作用.這時暖瓶上下垂直,頂部應與領結成一條直線,暖瓶離身體約三指的距離.
5、持托盤的規范姿勢
在準備好的托盤中放置一塊濕毛巾,起到防滑的作用.將茶杯依次擺放整齊.左手托托盤,持托盤時,五指微微張開,空出掌心,用大拇指外側,掌根,四指指肚托住托盤底部,大小臂呈90°角,手臂放松,起托時應保持托盤輕而穩,行走時右手臂自然前后擺動(或將右手掌并攏,保持一定的傾斜角度,輕輕扶在托盤靠近身體的一角,手掌不能發力,以保持托盤始終處于水平狀態),保持托盤始終處于靜止狀態.走到客人面前時,保持站立姿勢,托盤輕輕轉向身體一側,以避免在服務中碰到客人.從托盤內取茶杯時,應遵循從外到內、從右到左的順序,先拿托盤內外面的一個杯子,并及時調整托盤重心,依次將杯子擺放整齊,杯子應放在椅子的右上側,杯子與椅子的垂直線成45?,桌面上的杯子應成一條線,放杯子時應避免發出聲響.
6、倒茶時的規范姿勢
按照標準的持暖瓶的要求,走到客人面前(將壺蓋放在服務車上),保持站立姿勢.用右手將暖瓶鴨嘴蓋輕輕掀起,左手大拇指捎頂一下,以防止發出響聲,然后將右手放回原處,順勢向左邊輕輕送一下,這時左臂呈伸直狀態,瓶口朝外,瓶底在內,瓶體自然傾斜.右腳向前邁一步,同時右手的小指和無名指將杯蓋夾起(如果杯蓋被粘在杯體上,應用力按一下即可),手心朝上,做個控杯的姿勢,以防水珠落在桌子上或打濕文件,然后收腿以站立姿勢于身體一側倒水,(這過程應是一個弧形路線,以防客人碰到茶杯)并按原路放回(根據客人的要求和習慣將茶杯放置在相應的位置),輕拿輕放,然后將杯蓋蓋好,調整杯柄角度,然后做個"請"的手勢.
7、倒茶的幾種方式
從客人桌前倒水時,應將茶杯置于身體距桌較遠的一側倒水;從客人后側倒水時,應注意選好角度,等待時機,拿杯、送杯要視臨座的空間大小采用弧度、直線方式.
注意事項:
(1)向茶杯中放置茶葉時,一定要注意將茶屑篩出;
(2)倒茶時,要保持茶水8分滿;
(3)如果來賓自帶茶具,應把原有茶杯撤掉;
(4)主席臺倒水時,應先倒中間者,職位高者;
(5)倒水時,應避免在客人面前進行;
(6)在倒茶時一定要設計好行走的路線,做到省時省力.
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