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一場(chǎng)會(huì)務(wù)活動(dòng)從開(kāi)始到結(jié)束,會(huì)務(wù)公司的服務(wù)流程決定了會(huì)務(wù)能否成功舉辦,作為專(zhuān)業(yè)的營(yíng)銷(xiāo)咨詢(xún)公司,根據(jù)多年的會(huì)務(wù)接待經(jīng)驗(yàn)總結(jié)了會(huì)務(wù)服務(wù)流程,以及在武漢會(huì)務(wù)策劃的過(guò)程中要注意哪些事情?

一、會(huì)務(wù)策劃流程
1、會(huì)前準(zhǔn)備工作
 
1.1.組織會(huì)務(wù)班子,明確工作職責(zé).大型會(huì)務(wù)還要制訂詳細(xì)的會(huì)務(wù)工作方案.
 
1.2.發(fā)出會(huì)務(wù)通知.包括會(huì)務(wù)名稱(chēng)、內(nèi)容、會(huì)期、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員范圍.
 
1.3.印制會(huì)務(wù)日程,編排好會(huì)務(wù)程序,制定注意事項(xiàng).
 
1.4.大型會(huì)務(wù)要編組并提出小組召集人、討論地點(diǎn).
 
1.5.大型會(huì)務(wù)要印制會(huì)務(wù)憑證.如出席證、列席證、工作證、就餐證、請(qǐng)柬等.
 
1.6.會(huì)場(chǎng)布置.會(huì)場(chǎng)布置要充分體現(xiàn)會(huì)務(wù)氣氛.
 
(1)懸掛會(huì)標(biāo)、徽記、旗幟等.
 
(2)設(shè)置主席臺(tái),落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo),安排座次,設(shè)置發(fā)言席,擺放席簽、話(huà)筒,并保證音響效果.
 
(3)確定會(huì)務(wù)桌擺放形式,明確劃分會(huì)場(chǎng)區(qū)域,并使與會(huì)者明確.
 
(4)保證照明、通風(fēng)、錄音、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效.
 
(5)擺放適量花卉.
 
1.7.后勤服務(wù)工作.大型會(huì)務(wù)要對(duì)與會(huì)人員的食宿、用車(chē)、醫(yī)療保健、文化娛樂(lè)、安全保衛(wèi)等做出細(xì)致安排.
 
1.8.做好會(huì)務(wù)發(fā)言、投票、發(fā)獎(jiǎng)、集體照相等方面的準(zhǔn)備工作.
 
1.9.進(jìn)行會(huì)前檢查或向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)準(zhǔn)備工作情況.
 
2、會(huì)間組織與服務(wù)工作
 
2.1.會(huì)務(wù)人員提前1小時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng),反復(fù)檢查會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備情況.
 
2.2.搞好會(huì)務(wù)簽到、材料分發(fā).
 
2.3.落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊.
 
2.4.按預(yù)定方案組織與會(huì)人員由前向后依次就座.
 
2.5.維持好會(huì)場(chǎng)秩序.會(huì)務(wù)開(kāi)始前5分鐘,關(guān)閉會(huì)場(chǎng)大門(mén),與會(huì)人員入座就緒,無(wú)關(guān)人員離開(kāi)會(huì)場(chǎng);開(kāi)會(huì)期間關(guān)閉手機(jī)及bp機(jī),一般不允許找人,無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入會(huì)場(chǎng).
 
2.6.做好會(huì)務(wù)記錄,寫(xiě)好會(huì)務(wù)簡(jiǎn)報(bào).
 
2.7.組織照相.
 
2.8.為與會(huì)人員預(yù)定車(chē)票、機(jī)票等.
 
3、會(huì)務(wù)善后工作
 
3.1.會(huì)務(wù)結(jié)束后,要檢查會(huì)場(chǎng),帶回剩余材料、席簽等.
 
3.2.組織送站.根據(jù)與會(huì)人員離會(huì)時(shí)間,提前安排車(chē)輛、送站人員等.
 
3.3.做好會(huì)務(wù)文件的清退、收集、歸檔工作.
 
3.4.做好會(huì)務(wù)報(bào)道工作.