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1、導示牌

設置會議簽到，會議導示牌，迎賓工作人員，讓來賓少走彎路，提前告知洗手間的方位，最好有導示牌。

2、會議桌椅的擺放

禮堂式：會議桌面向房間前方擺放一排排座椅，中間留有較寬的過道； 教室式：房間內將會議桌椅安排端正擺放或成“V”型擺放，按教室式布置房間根據會議桌的大小而有所不同。特點：可針對房間面積和觀眾人數在安排布置上有一定的靈活性；弦月式：房間內放置一些圓形或橢圓形會議桌，會議椅只放在會議桌的一面，以便所有觀眾都面向屋子的前方；方形中空式：會議桌擺成方形中空，不留缺口。會議椅擺在桌子外圍；馬蹄形或“U”形：將桌子連接著擺放成長方形，但空出一個短邊。會議椅擺在會議桌外圍也可以內外都擺放。桌椅要擺放整齊有序。

3、桌椅顏色的選擇

要結合自身企業文化品位，體現和提升自身形象。選擇會議室桌椅時要注意色系，要給人明快的感覺，還是沉穩的感覺，這直接關系到自身的形象。同時桌椅要干凈、舒適。

4、燈光設備調試

為了確保正確的圖像色調及攝像機的自均衡，規定映射在預會者臉部的光是勻稱的，照度應不低于500lux監視器、投影電視附近的照度為50-80lux，應制止直射光。燈光的方向比燈光的強度更為重要，為燈光安裝漫射透鏡，可使采光充實漫射，使預會者臉上有勻稱采光。會場內燈光明亮柔和，讓人不會感覺到煩躁。

5、音響設備調試

會議室音響的聲學要求很嚴格，要想得到好的音質，不僅要有好的電聲設備，還需要有與其相當的聲學環境；再好的揚聲器，放在混響長的空間內，也會聽不清楚，更談不上音質好了。如果音響不夠好，有噪音或是竄頻之類的問題，對會議的影響是非常大的，甚至可能會導致會議失敗。

6、視頻設備調試

在會議中視頻設備是非常重要的，很多的演講、討論、報告等都會用到視頻來展示出來，如果視頻不夠好或是調試不好，那很可能會降低了會議的效果質量。高清的視頻設備能夠提升參會者的關注度，同時也減少參會者的視覺疲勞，提高效率。

7、會議記錄用品

會議中不可缺少會議記錄用品，比如鉛筆、紙張、橡皮擦等，參會者不可能全都是自己帶過來的，同時還要準備好會議所需資料，擺放好位置。

8、會場布置

會場內可以多放一些綠色植物或者會議桌上擺放一些桌花，緩和會議氣氛；會場內每個人桌上準備一瓶礦泉水，一個杯子，會議時間如果長的話，可以設一個專門負責倒茶水的工作人員！


9、最后一點

會場一定要干凈，在會議開始前要檢查一遍，要準備好礦泉水，言詞久了需要喝水，會議環境保持安靜，不被外界打擾。