會議規(guī)劃以會議的目的為基礎，借助某些科學方法和藝術，構思決策，規(guī)劃和設計，并制定規(guī)劃方案以實現(xiàn)最終的會議結果。良好的會議計劃必須深入了解具體的實施計劃。思考可行的方案，它必須在某些方面有所突破，有創(chuàng)造性的。
武漢會議公司在會議策劃之前，需要制定全面的活動實施計劃和活動執(zhí)行手冊。這兩份文件將闡明活動的執(zhí)行方向和方式以及活動實施的所有細節(jié)。當然，有時會議公司在策劃的時候經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)計劃永遠不會趕上變化。這也是測試員工專業(yè)水平的時候。
會議公司如何做好三方協(xié)調?在這里必須要提三個重要端口部分：客戶，場地和會議工作人員安排。
首先，問題的客戶部分是因為有總有不斷的新想法?？蛻艨倳诂F(xiàn)場有想法，因此會議公司需要高度響應并努力滿足客戶。無論情況多么艱難，會議公司都必須盡力解決問題。
其次，也很關鍵，會議公司必須與場地協(xié)調并做好溝通工作。會議公司們必須盡最大努力使場地與活動充分合作，包括時間，場地布局和活動調整。在選擇場地時，一般要考慮以下幾點：
一是場地的風格和品味。場地是否選擇戶外更適合，還是室內，比較常見，因為各方面的配套好一些。
不要小看酒店，因為酒店也有不同的風格，不同的定位;酒店的風格是要與發(fā)布會的內容相統(tǒng)一的，與企業(yè)文化相符合。
二是實用性。會議廳可容納多少人?講臺的大小?它配備投影設備和電源嗎?有遠程麥克風嗎?相關服務怎么樣?是否有住宿，酒，食品和飲料?價格合理嗎?有沒有浪費空間?必須考慮這些因素且考慮周全。
三是方便性。主要媒體可否夠得著?離會議重要人物遠近與否?交通是否便利?附近停車是否方便?
現(xiàn)場布置包括：
1、背景布局。主題背景板，內容包含主題，會議日期，城市名稱，顏色，字體都要漂亮，顏色可以基于企業(yè)文化決定。
2、酒店的周邊布局，如酒店外橫幅，豎幅，浮動氣球，拱形門等，每個酒店都不同。
3、放置座位。發(fā)布會較為嚴肅，會議通常放在講臺上，加上下面的辦公桌擺放;一些非正式的會議是圓桌會議。很多會議采用主席臺只有主持人位發(fā)言席，貴賓坐于下面的第一排的方式。職位高者靠前靠中，自己人靠邊靠后。
4、相關設備在發(fā)布會前要反復調試，保證不出故障。
5、簽到與迎接;一般來說，大堂，電梯和角落都有引導標志。一般來說，酒店有迎賓人員。大會將要求參與者留下名片。
最后就是內部協(xié)調，這部分是反映活動執(zhí)行團隊專業(yè)性的標準。在活動前夕必須有明確的現(xiàn)場分工，以確保信息溝通是無縫的，并且有默契。在活動正式開始之前，將至少舉行三次協(xié)調準備會議?？偪貙⑿枰刂泼總€環(huán)節(jié)。重點是材料，和活動過程。有必要確保材料和流程按計劃完全到位，并且不需要反復檢查。在活動開始前至少應舉行2次正式排練，以確?；顒禹樌麩o誤。
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