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締造武漢會議事務成功典范

 1.明確活動的背景，目的，主題，時間，地點，參與者，參加人數，活動內容，相關準備材料的種類和數量;

 
2.組織會議工作組成立，確定會議組的領導和成員，并做好會議準備;
 
3.根據確定的會議議程，制定會議預算并申請特別會議費用;
 
4.確定會議的明確議程，確定會議的具體位置，參與者的住宿安排，會議車輛的情況，安全應急計劃，會議指南的樣本，經會議組組長確認后開始打印;
 
5.發布會議通知，包括會議時間，地點，提交會議材料格式要求和參與者名單;
 
6.確認發言人，標準：具有演講技巧，影響力，豐富經驗，感人或幽默的故事;
 
7.按時間進行排練，防止時間不足和提前結束現象，并在活動初期做好;
 
8.確定橫幅，參與證書。經會議組組長確認后，開始制作橫幅，考勤證，桌牌等。
 
9.檢查各種宣傳材料的狀態，包括橫幅，路標，桌牌和參與證書;
 
10.安排參加者的房間安排和餐飲安排。
 
11.檢查各種會議資料的可用性，包括報告材料和會議指南;
 
12.提前一天與主持人溝通，當場進行排練和準備;
 
13.組織會議室，確定房間內各種設備的位置，包括桌椅展示，投影儀，會議電腦，麥克風，電話，打印機，錄音機，激光筆，電源，紙張，筆，飲用水，鮮花，茶歇，急救藥品，攝影器材;
 
14.全面檢查各項任務的執行情況，人員統一著裝;
 
15.確定參加者到達會場并進行分組;
 
16.迎接客人，并通往接待區。
 
17.貴賓接待：特殊人員陪全車，專車到酒店，代辦手續，送到房間。
 
18.送客人的過程：送酒店大堂，特別小組長，特殊人員跟隨;
 
19.會后，組織會議記錄，公布會議結果，并總結從會議中吸取的經驗教訓。