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1、會議室預約
 
預約的途徑和方式方法有很多，可以采用采用傳統的人力記錄預約，自然也可以采用現代強烈一點的網上預約和采購相應的會議室預約設備。
 
公司規模較小，會議需求并不強烈的，提前幾小時預訂;公司規模較大，會議需求較多的則需提前半天到一天預訂。
 
2、設備設施的管理
 
會議室設備設施從桌椅板凳到投影綠植均為會議室專用設備設施;
 
不允許私自調換，如有損壞應照價賠償;
 
會議室設備為會議室專用，未經允許不能私自借用，占用。
 
應安排專人對會議的設備設施進行定期的維護和故障檢查，并在條件允許的情況下及時安排更新換代。
 
3、衛生保潔
 
應定期對會議室的地毯/地磚，墻壁，桌椅進行相對徹底的清潔和護理。在會議期間，在會的團體有必要也有責任維護會議室的干凈整潔。
 
嚴禁在會議室內吸煙;
 
嚴禁在會議室內吃飯，吃零食;
 
嚴禁在會議室內堆放雜物;
 
嚴禁在會議室內放置有異味的物品。
 
會議期間
 
在會議舉行期間，所有設備設施應輕拿輕放;如遇故障應及時保障，不要私自嘗試維修;同時嚴禁在會議室內召開非會議性質的活動。
 
會議結束后
 
會議結束后應帶走所有私人物品，并對會議室進行相應的整理，關閉所有電器，門窗;并及時解除會議狀態或通知會議室負責人。
 
會后特殊情況
 
會議室如出現下列情況：如桌椅和地板損壞、劃傷、磕碰;飲水機、空調、茶具等物品、設施發生損壞;桌椅未歸放原處;電器開關未關閉;門窗敞開;物品發生丟失等，將追究責任人的責任，按情況賠償。