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武漢會議策劃的五個階段

一、可行性研究階段

在舉辦大型活動之前，我們必須預先對活動能否安全穩妥舉辦并實現預期效果進行詳細的研究，以確保大型活動決策的正確。在廣泛、深入調查研究的基礎上，不僅要充分論證活動的必要性、可行性，還要對各種活動預案進行比較分析論證，提早研究活動實施過程中可能遇到的突發性問題，并準備好周密的處置方案。同時，還要考慮活動實施后的政治輿論、社會影響、經濟效益的科學預測和效果評估。
二、審查批準階段
一般大型活動舉辦前需要取得公安、文化等部門的行政許可。多數情況下，由于需要設置戶外大型廣告、措建大會展臺及布線等，又涉及市政市容、安全生產、消防等部門的職能。事前要把活動現場的效果圖，平面圖，電路圖等遞交有關部門審查和批準，建設過程中還需要這些部門進行安全檢查等，活動中各部門要協同制定有關技術方案，根據不同的行業標準和技術準則，提出嚴格的要求，進而制定科學、合理，可行的大型活動策劃方案，并協同組織文施和監督檢查，共同確保活動順利進行。
三、組織協調階段
組織協調是大型活動順利進行最重要的環節。大型活動是復雜的開放型系統，諸多活動板塊和環節會產生不特定的溝通對象，每個對象都要采用相應的方式與之進行有效溝通。因此，大型活動的組織協調工作要特別注意方式方法，既要有召開協調會議形成的書面文件、會議紀要等正式溝通，也要有口頭表達、郵件聯絡、電話、短信等即時溝通，以確保溝通的有效性。
四、進程控制階段
大型活動的進程控制就是組織者在活動過程中對節點的控制。這些節點主要包括活動的開幕、閉幕以及各個環節的街接點。首先是開幕、閉幕時機選擇要慎重。其次要有完整的項目進程計劃。包括總體計劃、分項計劃和滾動計劃等內容。俗話說計劃趕不上變化，再科學、系統的活動策劃在組織執行中也會有諸多變數。因此任何計劃都要有預案或第二方案，活動一旦開始，預定的條件和環境發生變化，既定方案也須相應調整。
五、風險控制和應急管理階段
任何風險都是大型活動的大敵。對于重大會議，賽事活動，可能會出現現場組織混亂，飲食衛生不達標，還有可能是移動信號不好，聯絡不暢等:另外，嚴重的會出現恐怖襲擊，惡劣天氣等。因此，我們要將風險管理的意識貫穿到活動的始終，對任何潛在的風險進行識別和分析，并制定相應的對策。