型會議的籌備流程,組織好一場大型會議,真的是件不容易的事情,會涉及到很多個細節,對于剛接觸會議的新人來說更是不知從何下手,下面
武漢會議活動籌備公司小編結合多年活動工作經驗,給大家整理一份大型會議的籌備流程:
組織一場大型會議主要分為會前策劃和籌備,會中執行和服務 ,會后總結和結算三大部分。大家辦會的時候對著流程逐一更行,會議一定會辦得更圓滿。
一:會前策劃和籌備分為以下幾小部分:
1.會議策劃方案應該包含會議的主題、名稱、時間、地點、議程、主辦和協辦單位。參會群體住宿、行程安排,活動預算
2.分解會議方案和各項任務,明確會務分工組建項目團隊,
3.撰寫并發布會議通知,邀請參會群體。
4.收集確實參加會議人員的信息,
5.預定會議場地,酒店,餐飲,出行車輛等。
6.會議物料的設計及制作,比如說主視覺海報,延展物料等等。
7.聯系搭建商對場地簽到臺及會場LED舞臺等進行搭建。
8.租賃所需設備,比如活動燈光音響LED屏舞臺等AV設備,攝影攝像搖臂等等。
9.會場的布置。
10.預訂會議禮品或辦手禮。
11.重要嘉賓的接機:要確定接機人員名單,聯系方式及航班到達的時間,接到人員后直接前往酒店進行報道及入住等。
12.安排好回程。
二、會中執行和服務 ,分為以下幾小部分:
1.會前檢查:會議開始前檢查設備和會場情況,防止出現紕漏。
2.會場簽到:指引 VIP及其他參會人員進入會場,
3.會議閉幕式活動:
4.會場結束后的收拾:回收并清空現場資料物料。檢查是否有物品的遺失。
三、會后總結和結算,分為以下三小部分
1.財務結算:對會議期間發生的費用進行結賬和報銷.