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會(huì)議活動(dòng)執(zhí)行手冊(cè)簽到模塊:會(huì)議活動(dòng)現(xiàn)場怎么簽到?發(fā)布時(shí)間:2023-08-29 點(diǎn)擊:8

一、前期

1.前期確認(rèn)信息:

(1)收集完整客戶名單與抵達(dá)信息;

(2)確認(rèn)用房數(shù)與房型;

(3)確認(rèn)分房要求及標(biāo)準(zhǔn);

(4)確認(rèn)是否預(yù)留房間、明確保底房間數(shù)量;

(5)簽到處需要至少一名知曉嘉賓情況的對(duì)接人在

場,以便碰到非名單內(nèi)的嘉賓到場及時(shí)核實(shí);

(6)確認(rèn)簽到臺(tái)的擺放位置及時(shí)間、簽到臺(tái)所需物品(電源、電話、網(wǎng)線、指示牌、水牌等);

(7)確認(rèn)VIP房間及客人姓名;

(8)工作人員分工與職責(zé);

(9)簽到所需道具;

2.簽到臺(tái)布置及物品準(zhǔn)備

準(zhǔn)備筆、紙、訂書機(jī)、簽到表、分房表、電腦、電子簽到設(shè)備、一米欄、裝飾品等;

3.會(huì)議資料及禮品準(zhǔn)備

(1)嘉賓證、參會(huì)證、媒體證、主辦方、工作證等分類擺放;

(2)資料袋中一般包括議程、會(huì)議期刊、會(huì)議手冊(cè)、會(huì)議資料、餐券、禮品等;

4.注意事頊

在酒店及會(huì)場的主要通道及入口處,應(yīng)設(shè)有指引牌或顯示屏進(jìn)行指引。

二、中期

1、彩排

(1)前臺(tái)所有人員都參與;

(2)認(rèn)真嚴(yán)格按照既定流程進(jìn)行,如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決并改變策略;

2.簽到

(1)隨時(shí)與接機(jī)接站組保持聯(lián)系,及時(shí)得到機(jī)場/車站接駁車輛發(fā)車情況;

(2)提前準(zhǔn)備即將抵達(dá)酒店的客人的簽到表;

(3)看到客人到達(dá)會(huì)場或酒店大堂時(shí),應(yīng)主動(dòng)詢問是否為參會(huì)嘉賓;

3.取房

跟酒店確認(rèn)每次取房的房號(hào)、房數(shù)、房型進(jìn)行記錄,簽字確認(rèn);

4.分房

安排房間要確定好性別,避免男女混住的尷尬;

6.核對(duì)整理各種數(shù)據(jù)

(1)簽到處整理當(dāng)日實(shí)到客人人數(shù)、各區(qū)域人數(shù);

(2)分房處統(tǒng)計(jì)實(shí)際用房數(shù)、房型;

(3)統(tǒng)計(jì)會(huì)議資料及禮品的實(shí)際發(fā)放數(shù)量,與簽到表登記的數(shù)量核對(duì);

7.收集整理簽到臺(tái)剩余物品

8.會(huì)議期間工作

(1)收集整理返程信息;

(2)會(huì)議相關(guān)事宜的咨詢:包括日程安排、會(huì)議地點(diǎn)等;

(3)會(huì)議期間的叫早設(shè)定、每天房間數(shù)的統(tǒng)計(jì)確認(rèn);

(4)專人負(fù)責(zé)接待客人領(lǐng)取發(fā)票;

9.注意事項(xiàng)

(1)統(tǒng)計(jì)客人信息時(shí),保留客人發(fā)送的原始資料;和客人對(duì)完信息后,及時(shí)將更改后的信息發(fā)給客戶確認(rèn);

(2)遇到客人調(diào)換房間或物品,需及時(shí)做好登記;

(3)因?yàn)楹桨嗉按蟀徒玉g等原因,可能同一時(shí)間會(huì)有大批量參會(huì)人員到達(dá),需要提前安排好現(xiàn)場維持報(bào)到注冊(cè)秩序工作人員。



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