武漢會展策劃程序囊括了會展活動發生之前的謀劃、構思、設計等創造性活動的全部過程，成為項目實際運作的指導，是會展項日管理決策理智化、效能化、科學化的前提依據和程序保證。因而策劃程序必然受決策程序和創造程序的雙重制約，接受其雙重指導。一方面，策劃運作是為管理決策謀劃、構思、設計可供選擇決斷的策劃方案，其策劃運作必然沿著科學決策程序的方向運行；另一方面，策劃運作作為一種創造性活動，在策劃的創新思維過程中，又必然依據創造活動過程的程序規律進行運作。所以，決策程序和創造程序的規律性皆是策劃程序的科學來源。策劃運作應以決策程序和創造程序為指導，遵循策劃活動自身策劃運作的內在規律，形成科學的策劃程序。
（一）主題定位階段
會展主題的定位，需要對行業進行分析，掌握相關會展的舉辦情況以及參展商的潛在需求，界定主題選擇的范圍，分析可支配資源的現狀、相關經驗和遠景戰略目標需要等準備工作。因此，會展策劃既要從戰略角度上進行現狀的分析和深謀遠慮地尋求最好的主題定位，又不要淹沒在眾多的信息之中，要善于發現焦點、亮點，以促使資源投人效益的最大化。
（二）目標確立階段
在準確地對會展主題進行定位之后，就要對信息進行定性和定址的加工，確立會展主題要實現的目標，這個目標既是制作策劃方案的前提，又是論證并評價策劃方案的衡量標準，還是策劃方案實施控制和實施效果評估的依據。
策劃目標的確立就是針對策劃主題面臨的機會和威脅進行分析，在與此相關的影響因素和約束條件下，明晰目標。與此同時，確立策劃目標，還必須明確把策劃問題解決到何種程度，最終達到何種目的，這就要求明確地表達策劃目標。一是策劃目標的定性表達要簡潔易懂，使人易于明確領會其含義而不會產生模糊不清的感覺；二是要盡可能量化目標。會展策劃只有緊緊圍繞著策劃主題和它內外環境的限制因素，進行創造性的探索和構思，才能產生適應策劃主題創新需要的策劃目標，并沿此目標設想和設計策劃方案。
（三）方案設計階段
確立策劃目標之后，就可以運用創新技法謀劃達到目標的有效途徑，這就是設計并制作策劃方案。而策劃方案能否有效，還要經過多種方案相比較作初步鑒別。這就必須制定多種可供決策者優選決斷的策劃方案。
從本質上說，策劃是對資源優化的方法體系，一方面是從整體上進行合理規劃，另一方面是細節設計，也就是具體的流程安排。總體規劃是指在確定策劃主題、確立策劃目標的基礎上，對策劃方案未來的實施在方法上、資源利用上進行輪廓設想，制定出策劃項目的研究計劃書，其重點是運用創新技法從不同的角度和多種途徑思考醞釀，大膽設想出各種可能的策劃方案。細節設計是以總體設計為基礎進行細部加工，它以項目研究計劃書為大綱，進一步探索細節，深化研究并進行反復修改。
（四）方案論證階段
策劃方案設計制作完成后，一個策劃運作過程已基本完結。它是否切實可行、經濟高效，還要進行論證和評價。這一階段也可包括兩個方面的工作，一是論證和評價策劃方案的總體創新性。因為策劃對象總是發展變化的，組織的新問題層出不窮。策劃方案的總體創新性具有十分重要的意義；二是論證和評價策劃方案的細節實施性。因為僅有總體創新性，如果實施細節不確定，只是有籠統的、抽象的概念，則策劃方案就無法實施。在此基礎上還要對多個方案的原有分析預測結果進行逐一的鑒定和比較，權衡其利弊，從不同角度上選出幾個最佳方案。
因此，策劃方案的論證和評價，既有一個科學性的問題，也有一個可行性的問題。理想的論證可能完善策劃成果，使策劃成果變為現實，甚至可能在原有方案之上產生更奇妙的新因素。此階段要在充分論證的基礎上，制定改進方案，整理研究成果，撰寫出策劃研究報告，將以此在決策者對策劃方案選擇決斷之后擬定實施計劃。
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