新一屆黨中央提出改變領(lǐng)導(dǎo)方式和工作方法，精簡(jiǎn)會(huì)議、文件，改進(jìn)會(huì)風(fēng)、文風(fēng)，因此，提高會(huì)議效率無論對(duì)政府機(jī)關(guān)還是企業(yè)單位都具有重要意義，本文將從一個(gè)會(huì)議組織者的角度看如何組織一場(chǎng)高效率的會(huì)議。
1.在組織一次會(huì)議之前，一定要明確此次會(huì)議的目的。會(huì)議不論大小、規(guī)模，都要有明確的會(huì)議議題及所要討論、解決問題，并要讓參會(huì)人員知曉，并提前做好準(zhǔn)備工作。如果有會(huì)議資料需要讓參會(huì)人員了解，一定要及時(shí)發(fā)放并叮囑參會(huì)人員閱。
2.參會(huì)人員范圍一定要準(zhǔn)確。一般參會(huì)人員需要組織人員、主持人、會(huì)議參與者和記錄人。會(huì)議參與者范圍既不能過大也不能過小。人數(shù)過多，表達(dá)意見過多、分散，不易形成統(tǒng)一意見，而且也容易造成會(huì)議時(shí)間的冗長(zhǎng)；人數(shù)過少，不能有效收集意見。
3.做好會(huì)議前的準(zhǔn)備工作。會(huì)議前準(zhǔn)備工作應(yīng)包括發(fā)放會(huì)議通知，通知內(nèi)容全面，應(yīng)包括時(shí)間、地點(diǎn)、議題、參加人員、會(huì)議議程及所需時(shí)間、會(huì)議要求等，同時(shí)要確保發(fā)放到位，避免因?yàn)閰⒓尤宋唇拥酵ㄖ绊憛?huì)的情形出現(xiàn)。會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的布置（包括會(huì)場(chǎng)宣傳橫幅的懸掛、會(huì)議座次安排、席簽、水果、茶杯、鮮花、資料、會(huì)議桌擺放形式）、調(diào)試好燈光、音響、空調(diào)等電子設(shè)備。
4.會(huì)議過程中，要充分發(fā)揮主持人的協(xié)調(diào)作用。合理安排次序，一般重要的議題放在前面討論。在開會(huì)時(shí)，要注意緊緊圍繞會(huì)議議題發(fā)言，同時(shí)要控制好發(fā)言時(shí)間，有的企業(yè)為了控制時(shí)間，設(shè)置鬧鐘、提示器等設(shè)備進(jìn)行提示，當(dāng)發(fā)言人離題太遠(yuǎn)，也可以提醒主持人制止。當(dāng)會(huì)議議題爭(zhēng)論不下時(shí)，主持人應(yīng)及時(shí)進(jìn)行會(huì)場(chǎng)協(xié)調(diào)，保證會(huì)議順利進(jìn)行。
5.會(huì)議過程中，還有做好服務(wù)。例如每隔一段時(shí)間就要讓服務(wù)人員續(xù)水、會(huì)議有時(shí)需要臨時(shí)增加與會(huì)人員，應(yīng)及時(shí)通知等等，還有就是突發(fā)情況的及時(shí)處置。
6.會(huì)議結(jié)束后。有些重要的會(huì)議，還需要在會(huì)后形成紀(jì)要，應(yīng)督促會(huì)議記錄人員及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱、下發(fā)。同時(shí)要根據(jù)會(huì)議記錄的決議事項(xiàng)，加強(qiáng)執(zhí)行監(jiān)督。
7.會(huì)議最后形成的會(huì)議文件要及時(shí)歸檔。別忘了，對(duì)于會(huì)議組織者要及時(shí)對(duì)會(huì)議整個(gè)組織流程進(jìn)行反思，有哪些環(huán)節(jié)做得不夠好，有哪些環(huán)節(jié)做的好，及時(shí)總結(jié)，慢慢制定出會(huì)議組織的標(biāo)準(zhǔn)流程，這樣既能節(jié)約時(shí)間、提高效率，也避免遺漏事項(xiàng)。
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